Guía completa de ZOOM

 

Zoom es un software para videoconferencias y reuniones remotas que se volvió muy popular durante la pandemia de coronavirus en el 2020.

En el proceso de transformación digital de las empresas, potenciado por la pandemia del coronavirus, el trabajo a distancia se ha convertido en una opción principal. Si muchas empresas aún se mostraban resistentes a adoptar el home-office, el año 2020 lo convirtió en una realidad ineludible.

Este hecho abrió todo un abanico de opciones y novedades, porque no se puede trabajar de forma remota sin contar con herramientas de comunicación e integración entre equipos, ¿verdad?

Es por ello que Zoom creció exponencialmente durante la pandemia, ya que la plataforma permite realizar reuniones, webinars, clases y presentaciones remotas, con numerosos recursos para presentadores y participantes.

A continuación, presentamos todos los detalles de zoom como herramienta para celebrar eventos virtuales en empresas.

 

¿Qué es Zoom?

Zoom es una plataforma para videoconferencias en la nube, reuniones en línea y mensajería grupal. La herramienta ofrece una excelente experiencia de uso compartido de audio, video y pantalla a través de Internet, tanto para usuarios de desktop como de dispositivos móviles.

La misión de Zoom es hacer que las comunicaciones por video sean sencillas. Para ello, ofrece numerosos recursos para anfitriones y participantes, además de integraciones con herramientas empresariales.

 

Muchos no saben, pero Zoom fue fundada en 2011 y lanzada en 2013, ​ Pasó de tener 10 millones de usuarios activos en 2019, a más de 300 millones a finales de abril de 2020. Antes de la expansión del coronavirus, las acciones de la compañía tenían un costo de 70 dólares. Para el 23 de marzo de 2020 valían 160 dólares, es decir, una capitalización total superior a los 44 mil millones de dólares. El principal accionista de Zoom, Zoom fue fundada por Eric Yuan, ex vicepresidente de Cisco Webex, quien dejó Cisco en 2011 para iniciar Zoom con la ayuda de 40 ingenieros.

Eric Yuan, aparece, a partir de la pandemia, en la lista de las personas más ricas del mundo, con una fortuna estimada en 5500 millones de dólares.

 

Zoom se utiliza para realizar reuniones, webinars y presentaciones a través de Internet, con:

• pantalla compartida
• chat,
• grabaciones,
• sala de espera,
• entre otras funciones.

 

Los principales usos que puedes darle a Zoom en tus eventos virtuales es:

Reuniones

Zoom sirve para conectar a personas que están lejos entre sí. Por este motivo, la plataforma es muy utilizada para realizar reuniones entre equipos remotos, en el día a día profesional.

Clases

Zoom también se usa ampliamente en educación. Las instituciones educativas pueden utilizar la plataforma para transmitir clases en vivo, con funciones de seguridad y restricciones para que el docente tenga el control de la transmisión.

 

Para las empresas, es posible pensar en capacitaciones para empleados o cursos para público externo, con el fin de educar a clientes y consumidores.

 

Seminarios web

Los seminarios web o webinars, son transmisiones en vivo que se utilizan en la estrategia de Marketing Digital para educar e involucrar al público. En Zoom, puedes realizar webinars con conferencias, entrevistas, tutoriales, preguntas y respuestas, lanzamientos de productos, entre otros tipos.

Para presentar el contenido, las empresas pueden invitar a sus propios empleados a hablar sobre temas de su área de especialización, traer expertos invitados en un tema determinado o hacer asociaciones de co-marketing con otras marcas.

A menudo, registrarse en el seminario web es una forma de recopilar datos de los participantes y nutrirlos por email en una estrategia de inbound marketing.

 

Soporte técnico

Las reuniones remotas de Zoom también se pueden utilizar para proporcionar soporte técnico. Los equipos de posventa y onboarding pueden atender a sus clientes a través de Zoom, con funciones de uso compartido de pantalla y envío de archivos que hacen que el servicio sea más eficiente.

 

Lives

El año 2020 se popularizó la realización de lives. Aunque han sido más vistos en YouTube, Zoom también se puede usar para este fin. Sin embargo, la plataforma sirve para lives más restringidas, ya que tiene un número limitado de participantes. Las empresas pueden utilizar Zoom para crear eventos para sus empleados durante las vacaciones, por ejemplo.

 

¿CÓMO FUNCIONA LA PLATAFORMA?

Si bien Zoom es una plataforma de videoconferencia, también ofrece varias otras soluciones para la comunicación por video. Observa a continuación qué productos ofrece Zoom y cómo funcionan.

 

Productos que ofrece zoom

Zoom Meetings es el buque insignia de la plataforma. Son reiones web, dichas reuniones ofrecen audio y video de alta calidad y permiten la participación de hasta 1000 usuarios con video. En la versión gratuita, sin embargo, el límite es de 100 participantes.

Las reuniones las lleva a cabo un anfitrión, que administra la reunión en línea. El anfitrión tiene varios controles, como:

• Programar reuniones;
• Invitar a los participantes;
• Compartir la pantalla y permitir que los participantes también la compartan;
• Tomar notas en la pantalla compartida;
• Grabar la transmisión;
• Permitir chatear (solo con el anfitrión o entre participantes);
• Crear encuestas;
• Crear una sala de espera;
• Abrir salas de forma simultánea.

 

Zoom video Webinars

Zoom Video Webinars es la solución para transmitir eventos en vivo y on-demand. Es posible crear eventos en línea con hasta 100 oradores y con 100 a 10.000 participantes que solo pueden ver, según el plan. Los seminarios web ofrecen características como:

• Crear formularios de registro;
• Personalizar los emails de divulgación;
• Administrar Suscripciones;
• Integrar los sistemas CRM;
• Utilizar fondos virtuales;
• Compartir la pantalla de los oradores;
• Integrarse con Facebook Live y YouTube Live;
• Ofrecer visualización on-demand;
• Incluir mensajes de texto en el webinar;
• Crear encuestas y cuestionarios;
• Promocionar a los participantes y a los oradores;
• Permitir que los participantes levanten la mano para interactuar;
• Generar informes de desempeño.

Zoom Rooms

Zoom Rooms se utiliza para compartir, fácilmente y sin cables, pantallas en salas de videoconferencia en vivo. Permite integrar a los participantes que están presentes en la sala, pero también a los usuarios remotos, sin necesidad de hardware complejo y pesado.

 

Zoom Rooms es muy fácil de usar, solo requiere que la sala tenga una computadora Mac o Windows que ejecute el software Zoom Rooms, además de un Tablet que ejecute la aplicación de la plataforma. También es necesario contar con monitores, parlantes y otros dispositivos que habiliten la conferencia. Los participantes, a su vez, pueden acceder desde cualquier dispositivo con la herramienta.

 

Zoom Phone

Zoom Phone es un sistema telefónico corporativo en la nube. Te permite realizar y recibir llamadas, con funciones de gestión inteligente, como:

 

• Enrutamiento de llamadas;
• Respuesta automática;
• Soporte para teléfonos fijos;
• Identificador de llamadas;
• Historial de llamadas;
• Grabación de llamada;
• Mensajes de voz transcritos;
• Herramienta de escritorio y móvil;
• Integración con Zoom Meetings y Zoom Rooms.

 

Zoom App Marketplace

El Zoom App Marketplace reúne aplicaciones de terceros que se pueden integrar en la plataforma para hacer que la experiencia del usuario sea más completa. Potencian funciones de CRM, analítica, atención al cliente, ventas, entre otras.

Estas son solo algunas de las herramientas que se pueden integrar:

• Eventbrite, para la gestión de eventos de Zoom Meetings o Zoom Webinars;
• HubSpot, para la gestión de propsects y leads generados en Zoom Webinars;
• Google Calendar, para programar reuniones y eventos de Zoom;
• Zendesk, para programar reuniones desde el ticket de un cliente en Zendesk;
• YouTube, para automatizar la carga de grabaciones de Zoom al canal de YouTube.
• Zoom Video SDK

Para aquellos que quieran desarrollar aplicaciones e integraciones, Zoom ofrece una plataforma para desarrolladores y, también, para crear aplicaciones personalizadas. Para impulsar tu negocio puedes encontrar:

• API;
• Webhooks;

Zoom ofrece diferentes opciones de planes para diferentes necesidades y tipos de clientes. Hay de todo, desde el plan gratuito para realizar reuniones hasta opciones completas para cada producto de la plataforma.

 

Los precios de Zoom son diferentes para cada solución que ofrece la empresa:

Zoom Meetings: desde USD 149,90 / año (por licencia);

Zoom Rooms: desde USD 499 / año (prueba gratuita de 30 días);

Webinars de Zoom Video: desde USD 400 / año (por licencia);

Zoom Phone: desde USD 96 / año (por usuario);

Zoom United (Reuniones, Teléfono, Chat): desde USD 300 / año (por usuario).

 

A continuación te presentamos algunas desventajas de ZOOM:

Problemas de soporte

El crecimiento de Zoom en 2020 fue asombroso. Llegaron millones de nuevos usuarios y sorprendieron a la empresa, que tuvo que adaptarse. La herramienta estaba enfocada a clientes corporativos, pero la explosión de uso durante la pandemia atrajo a usuarios de varios tipos, que querían usar la plataforma para los propósitos más diversos.

 

En el proceso, surgieron demandas inesperadas y muchos usuarios se quejaron de la falta de soporte de la empresa y las demoras en las respuestas. Según Zoom, los problemas se solucionaron en los meses siguientes, con la creación de nuevos recursos y ampliación de la capacidad de soporte, además de webinars, capacitaciones y tutoriales para el uso de la plataforma.

 

Problemas de seguridad

El crecimiento de la base de usuarios también ha provocado problemas de seguridad imprevistos. Los incidentes de acoso, las intrusiones en reuniones privadas y la invasión por parte de hackers de las cámaras y micrófonos de los usuarios, por ejemplo, eran motivo de preocupación para la empresa.

Por lo tanto, se tomaron medidas para aumentar el control del host y la seguridad y privacidad de los datos de los usuarios, incluido el cifrado de extremo a extremo, que aumenta la protección y era una demanda recurrente de los usuarios.

 

No cabe duda de que Zoom es una solución manejable y útil tanto para desarrollar eventos corporativos y sociales de formato virtual. Cuenta con una interfaz intuitiva y muy sencilla en la que cualquier persona puede desenvolverse con facilidad.

 

Veniuska Pérez