¿COMO ORGANIZAR EVENTOS?

Los eventos son una gran herramienta para marcar la diferencia, por ello las empresas deberían aprovechar este tipo de actividad para potenciar su imagen, fidelizar y captar nuevos clientes. Existen tres etapas bien definidas en la creación de los eventos: el antes, el durante y el después. Antes de profundizar en estas fases, se debe tener en cuenta una serie de factores comunes para la elaboración de cualquier tipo de acto.

Los factores comunes son;

El primer factor, es la creatividad que se ha convertido en uno de los elementos más demandados a la hora de contratar un organizador de eventos ya que es lo que marca la diferencia frente a la competencia. En este punto se debe prestar cierta atención al segundo factor: Las nuevas tecnologías son otro componente que cobran un gran protagonismo. En la mayoría de los eventos el sonido, la iluminación y las imágenes se están convirtiendo en elementos imprescindibles.

 Por último, el tercer factor: La elección de espacios y escenarios cada día los clientes van a exigir sitios mas amplios capaces de albergar todos los contenidos funcionales. Esto requiere un gran esfuerzo de producción y montaje. El lugar geográfico dónde se organiza un evento va a tener incidencia en la producción de este y en su presupuesto.

Realizar eventos que requieren los desplazamientos del equipo de producción conlleva una mayor complejidad y también obliga a pensar en los proveedores. Tendrás que decidir si trabajas con proveedores habituales o con proveedores próximos al lugar.

ETAPAS PARA ORGANIZAR UN EVENTO.

La PRE-PRODUCCIÓN: Durante esta fase se harán todos los preparativos previos al evento, siendo el más importante la creación del briefing del evento, también llamado proyecto del evento, planificación del evento. Es decir, un documento que se revisa continuamente y donde se plasma el planteamiento estratégico que se va a llevar a cabo para cumplir las metas fijadas. En él se comunica lo que se quiere hacer y los objetivos que se quieren conseguir.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        PRODUCCIÓN: En esta fase se desarrolla el plan de acción o de trabajo definido en el briefing. Se negocia con los posibles establecimientos donde se quiera hacer el evento, se llegan a acuerdos con posibles patrocinadores, con proveedores, se alquila el material o se compra lo necesario. También en esta fase se hace el montaje y desmontaje de todo el evento, la dirección etc.

POST-PRODUCCIÓN: en esta fase es el momento de analizar los resultados, saber si se han conseguido los objetivos, si se ha cumplido el presupuesto, del análisis de lo invertido en relación a los objetivos, etc.

PRE-PRODUCCIÓN: ¿CÓMO HACER UN BRIEFING DE UN EVENTO?

Los briefing de eventos son como un programa completo antes de ponerse a ejecutarlo. Este briefing  ayudará a no perder el tiempo, a que no se olvide nada y también ayudará al equipo, proveedores, ayudantes etc. a estar alineados ahorrándote tiempo de explicaciones individualizadas.

Un briefing de un evento debe tener al menos los siguientes puntos:

• El objetivo del evento
• A quién va dirigido (público objetivo)
• Estrategia para lograr objetivos
• El formato del evento
• La fecha y el lugar del evento
• Promoción del evento
• El desarrollo del evento
• Plan de trabajo
• Patrocinadores
• Equipo o personal de apoyo
• Herramientas online para tu evento

PRODUCCIÓN: EJECUCIÓN DEL PLAN O BRIEFING

24h antes del evento

Ensayos, es importante hacer pruebas antes de iniciar el evento para poder anticiparse a posibles problemas que puedan surgir.

2h antes del evento

Reunión general con todos los profesionales para alinear posturas y recordar los últimos detalles antes de que empiecen a llegar los asistentes. Un punto importante para todo organizador de eventos es que debe delegar lo más posible, ya que  en cuanto surja algún problema probablemente tendrá que enfocarse 100% a resolverlo y no podrá estar atento a todo.

Durante el evento

Se debe Controlar que todo vaya de acuerdo al plan previsto, si se detecta algún asistente que está afectando a la buena marcha del evento es importante comunicarse, resolverlo y mantener la calma.

• Recoge feedback, por ejemplo, preguntando ¿Qué tal te está pareciendo el evento?
• Promueve tu hashtag y monitorízalo e interactúa en la medida de lo posible y es importante potenciarlo ese hashtag durante el evento.
• Publica contenido, fotos, frases importantes que se mencionaron durante el evento
• Si durante el evento hay un concurso, anuncia a los ganadores en la red social.
• Tip: Si geolocalizas los tweets tendrás más posibilidades de ser trending topic por localización.

POST-PRODUCCIÓN: ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

Da las gracias a los asistentes por ir, por ejemplo, por email y aprovecha para pedirles algo de feedback o directamente una encuesta. Con todos los datos recogidos es el momento de analizarlos y ver si se han cumplido los objetivos del evento.

Las características de cada evento son muy diferentes y que cada uno de ellos lleva un esquema de organización diferente, sin embargo, el éxito de un evento estará determinado siempre por una buena planificación y preparación, de una minuciosa organización y de una dedicada presentación

MBA: Veniuska Pérez.